E-ticarette Depo Yönetim Sistemi Nasıl Seçilir?

0
34

E-ticaret firmalarının depo akışı ile normal herhangi deposu olan bir işletmenin depo akışı farklıdır. E-ticaret işletmelerinin temel faaliyetlerini yürütmüş oldukları başlıca unsur depo iken, deponun da doğru bir şekilde yönetilmesi önemli gerekliliklerden biridir. Depoda yaşanan en ufak bir aksama, hızlı bir akışı olan siparişlere yansıyacaktır. İşletmenin sadece maddi anlamda değil aynı zamanda prestij anlamında da çok ciddi kayıpları söz konusu olacaktır. Bu yüzden e-ticaret işletmelerinin depo yönetim sistemlerine ihtiyaçları bulunur ancak depo yönetim sistemi seçimi konusunda doğruyu bulabilmek son derece önemlidir.

Depo yönetim sistemleri konusunda e-ticaret firmalarının karşılarına birçok seçenek çıkar ancak seçeneklerin depo ile tam uyumlu olması önem taşıyan unsurların başında gelir. Seçilen sistemin depo ile senkronize bir şekilde çalışması başlıca gerekliliklerden biri olarak tanımlanabilirken, depo çalışanları, e-ticaret firmasının genel operasyon şekli ve daha birçok detayla birlikte adapte bir şekilde çalışan depo yönetim sisteminin seçilmesi şarttır. Depo yönetim sistemi seçimi konusunda başlıca dikkat edilmesi gereken detaylar vardır ancak e-ticaret işletmelerinin depo yönetim sistemi seçimi yapmadan önce, neden doğru bir depo yönetim sistemi seçmeleri açıklayacak olan e-ticaret deposu ile herhangi bir işletmenin depo farkı kavramının açığa kavuşturulması gerekir.

E-ticaret Firmaları ile Normal Firmalar Arasındaki Depolama Farkı Nedir?

E-ticarette depo, ürünlerin çevrim içi platformlarda satışı adına minimum muhafaza koşullarının sağlandığı ve aynı zamanda ürünlerin doğrudan müşterilere ulaştırılması adına sevkiyata hazırlandığı bir alan olarak tanımlanabilir. Herhangi bir işletmenin deposu ise ürünlerini muhafaza etmek ve ihtiyaç duyduğunda ürünlerini depodan çıkardığı, ikinci planda tuttuğu bir alan olarak tanımlanabilir. E-ticaret işletmelerinin kalbi olarak nitelendirebileceğimiz deponun önemi son derece büyüktür. E-ticaret işletmeleri, operasyonlarının büyük bir kısmını depo üzerinden gerçekleştirirler. Sanal mağazalar ve depolar arasında ciddi bir senkronizasyon söz konusudur. E-ticaret işletmelerinin depoları, sanal mağazalarıyla uyumlu olarak çalışmak zorundadır. Depo içerisindeki nokta değerindeki küçük bir değişiklik dahi, sanal mağazalarda çok ciddi farklılıklara yol açabilir. Bu yüzden iyi bir şekilde yönetimi ve yönetim için de iyi bir depo yönetim sisteminin tercih edilmesi büyük önem taşır.

E-ticaret firmalarının depoları ve diğer işletmelerin depoları konusunda temel kıyas veya ayrımlar aşağıdaki gibi yapılabilir:

  • E-ticaret firmalarının depolarında güvenlik, normal depolara göre çok daha önemlidir. En ufak bir güvenlik zaafiyeti, doğrudan e-ticaret işletmelerinin satışlarına yansır veya zarar verir.
  • E-ticaret odaklı depolarda ürünlerin saklanması ve istiflenmesi tamamıyla işletmenin çevrim içi satış örgüsüne göre gerçekleşmelidir. Normal depolarda ise saklama süresi vb. diğer birçok unsura, hatta rastgele dahi istifleme yapılabilir.
  • E-ticaret firmalarının depolarında barkod sistemi, SKU vb. istifleme unsurlarının, firmanın tüm e-ticaret operasyonlarıyla birlikte optimize bir şekilde çalışması gerekir. Normal işletmelerin depolarında böylesi bir zorunluluk söz konusu değildir.
  • E-ticaret odaklı depolarda stok kontrolü çok daha sık yapılır çünkü stok değişim hızı çok yüksektir. Diğer işletmelerin depolarında stok kontrollerinin senede bir iki defa yapılmasında herhangi bir sakınca yoktur.
  • E-ticaret firmaları, stok devir hızına göre hammade ya da mal siparişi vermelidirler. Diğer firmalarda ise stok devir hızının fazla bir önemi bulunmaz.
  • E-ticaret firmalarının stok tükenme durumlarını çok daha önceden planlamaları ve satışların aksamaması adına hızlı bir aksiyon almaları gerekir. Diğer firmalarda stokların hızlı bir şekilde tükenmesi söz konusu olmayabilir veya stokların tükenmesi işletmenin satışlarına yansımayabilir.

E-ticaret işletmeleri ile diğer işletmelerin temel depo ve depo yönetim farklılıkları yukarıda yer alan maddeler özelinde açıklanabilir. Bu noktada dikkat edilmesi gereken unsur ise e-ticaret işletmelerinin tüm bu depo yönetim faaliyetlerini gerçekleştirebilmek adına doğru bir depo yönetim sistemine ihtiyaçları vardır.

E-ticaret Firmalarında Doğru Depo Yönetim Sistemi Seçimi için 10 Temel Unsur

E-ticaret firmalarının depo yönetim sistemi seçimi konusunda odaklanabilecekleri veya dikkat etmeleri gereken 10 temel unsur vardır. Bu unsurlar ile doğru bir depo yönetim sistemine ulaşılabilir. Depo yönetim sistemi seçerken üzerinde durulması gereken unsurlar ise şu şekildedir:

1.   Yüksek Doğrulama İçermesi ve Her Türlü Hata Payını En Aza İndirmesi

E-ticaret işletmelerinin depo ile birlikte senkronize bir şekilde gerçekleştirdikleri satış işlemlerinde hata payının sıfır olması büyük önem taşır. E-ticaret zaten başlı başına bir güven kazanma sanatıdır ve bu sanatın mahvolmaması adına müşterilere sıfır hatayla bir hizmet sunmak gerekir. Herhangi bir adımda oluşan en ufak bir hata, direkt olarak satışa veya verilen hizmete yansıyacaktır. Böylesi bir durumun önüne geçebilmek adına yapılması gereken, yüksek doğrulamalı bir depo yönetim sistemi tercih etmektir.

E-ticaret işletmelerinin depo yönetim sistemi tercih ederken en çok dikkat etmeleri gereken detaylardan biri de tam olarak bu durumdur. Yapılan her türlü işlemde veya hayati önem taşıyan noktalarda gerekli doğrulamaların yapılması önemli gerekliliklerden biridir. Tercih edilecek depo yönetim sisteminin de ne gibi doğrulama ya da kontrol adımlarının olduğunun bilinmesi gerekir. Herhangi bir kaydın veya herhangi bir verinin yanlış bir şekilde işlenmesi durumunda tüm e-ticaret ağınızın etkilenmesi söz konusu olabilir.

2.   Eğitim İçeriği Olmalıdır

Bir depo yönetim sisteminin, herhangi bir e-ticaret deposuna kurulması pek zaman almaz veya çıkan ufak tefek pürüzler bir şekilde giderilir. Asıl aşama ise bu sistemin personel tarafından doğru bir şekilde kullanımıdır. Personel sistemi doğru bir şekilde kullanamazsa veya sistemi tüm ayrıntılarıyla birlikte çözemezse, ne yazık ki o depo yönetim sisteminin hem işletme hem de personeller açısından büyük problemlere yol açacağı söylenebilir. Öyle ki depo personellerinin sırf bu konuda stres olmaları ve bu strese bağlı olarak hata yapmaları gibi bir durumla karşılaşılabilir.

Tercih edilecek depo yönetim sisteminin kapsamlı bir eğitiminin olması büyük önem taşıyan detayların başında gelir. Tüm personel, sistemin kurulması veya kurulum aşaması esnasında detaylı bir şekilde depo yönetim sistemine adapte edilmelidir. Personele gerekli eğitimler verilmeli ve depo yönetim sisteminin personele detaylı bir şekilde öğretilmesi önemlidir. Tercih edilecek depo yönetim sisteminin böyle bir özelliği ya da firmanın böyle bir hizmet vermesi gerekir. Ayrıca destek sisteminin olması ve depo yönetim sistemini sunan firmanın hızlı bir şekilde destek vermesi de tercih konusunda önemli detaylardan biridir.

3.   Ölçeklenebilir Olması Gerekir

E-ticaret işletmenizin doğru bir işleyişi varsa büyümesi kaçınılmazdır. Sürekli olarak büyümesi durumunda depo yönetim ve depo yönetim sistemi ihtiyaçları da aynı oranda farklılık gösterecektir. Bunun  yanı sıra işletmelerin gerek sektörel daralmalar gerekse diğer faktörlerden ötürü yaşadıkları daralmalarda küçülmeye gitmeleri gibi bir durum da söz konusu olabilir. Depo yönetim sistemlerinin bu süreçlere veya sonuçlara hızlı bir şekilde adapte olmaları gerekir.

E-ticaret firmalarının tercih edecekleri depo yönetim sistemlerinin bu yüzden ölçeklenebilir olmaları ve her firma ölçeğine adapte olabilmeleri son derece önemlidir. E-ticaret işletmenizin belirli bir süre sonra büyümesinden sonra depo yönetim sisteminin de bu büyümeye adapte olması gerekliliği göz ardı edilmemelidir. Aksi takdirde rakiplerinize karşı herhangi bir üstünlük kurmanız dahi söz konusu olmayacaktır. E-ticaret işletmeniz için büyüme kavramı, daha çok karlılıktan ziyade hem zarar hem de altından kalkılması zor olan sorunlar getirecektir.

4.   Veri Analizi ve Raporlama

E-ticaret işletmelerinin depoları ve sanal mağazaları arasında oluşan bağ sonucunda birçok veri açığa çıkar. Açığa çıkan bu veriler ise özellikle işletmenin verimliliği ve planlaması konusunda büyük avantajlar sunar. Verilerin analiz edilmesi ve verilerden planlamaya yardımcı olacak sonuçlar çıkarılması, ne yazık ki insan eliyle veya değerlendirmeleriyle pek mümkün olmaz. ÖZellikle işletmenin ölçeği büyüdükçe bu durum çok daha karmaşık ve zor bir hal alır. E-ticaret işletmelerinin tercih edecekleri depo yönetim sistemlerinde de böylesi durumları göz önünde bulundurmaları gerekir.

Tercih edilen depo yönetim sisteminin veri analizi ve analiz edilen verilerin raporlanması konusunda önemli yetenekleri olmalıdır. Depo yönetimine ışık tutan ve işletmenin geleceğe dair planlamasına yardımcı olan veri analizleri sayesinde önemli bir iş yükünden feragat edilebilir. Depo yönetim sistemleri ne kadar çok veri analiz ederlerse değil, ne kadar gerekli veri analiz ederlerse e-ticaret işletmelerine o kadar çok fayda sağlarlar. Tercih edilecek depo yönetim sisteminde de bu detay göz önünde bulundurulmalı, işletmeye verimlilik sağlayacak ne gibi veri analiz ve raporlamaların yapıldığına dikkat edilmelidir.

5.   Gizli Maliyetler

E-ticaret, birçok gider kalemi içerir ve depo, e-ticaret işletmelerinin en büyük gider kalemini oluşturan unsurların başında gelir. Depo yönetim sistemlerinin de belirli bir maliyet içerdiği göz önünde bulundurularak, depo yönetim sistemi maliyetlerinin kıyaslanması ve içerik olarak iyi bir şekilde değerlendirilmesi büyük önem taşır. Tercih edeceğiniz depo yönetim sisteminin işletmenize adapte edildikten sonra ne gibi ekstra masraflara yol açacağı konusunda dikkatli olunması gerekir. Sistemin yol açacağı veya sistemi temin eden işletmenin sonradan karşınıza çıkaracağı maliyetler göz ardı edilmemelidir.

Gizli maliyetler, depo maliyetlerini ve diğer birçok maliyet kalemini arttırabilirler. Bu yüzden maliyet değerlendirilmesi yapılırken, tüm detaylarıyla birlikte değerlendirme yapılması ve fiyat teklifi alınırken de sağlayıcı işletmeden bu husus özelinde bir teklif alınması gerekir. Entegrasyon, bu konuda karşılaşılabilecek en önemli gizli maliyetlerden biri olarak tanımlanabilir. Bunun yanı sıra ekstra cihaz giderleri, çeşitli ek lisanslar, güncellemeler ve özelleştirmeler gibi daha birçok detay, gizli maliyetler olarak karşınıza çıkabilecek maliyetlerdir.

6.   Mümkünse ve İşletme için Uygunsa Bulut Tabanlı Bir Depo Yönetim Sistemi

Bulut tabanlı depo yönetim sistemlerinin avantajları oldukça kabarık bir listede açıklanabilir. Depo yönetim sistemi tercih ederken, bulut tabanlı sistemlere öncelik vermeniz gerekliliğinin en temel nedeni ise güvenlik ve kolay erişebilirlik gibi kavramlardır. İşletme içinde kurulan bir sistemin saldırıya uğrama veya çeşitli insan hatalarından dolayı durması gibi durumlarla karşılaşılabilir. Bu gibi durumlarda sağlayıcı firmanın olaya müdahale etmesi dahi zorlaşacaktır. Bunun yanı sıra böylesi bir sisteme erişim sağlamanız adına, sürekli olarak işletme içerisinde kalmanız ve sistem yakınında olmanız gerekir.

Tercih edeceğiniz depo yönetim sisteminin bulut tabanlı olması durumunda ise her zaman sisteme bağlı kalmanız söz konusudur. Öte yandan sağlayıcı firmanın destek hizmetleri çok daha hızlı ve kolay olacaktır. Sistem güvenliğinin de üst seviyede olması gibi bir durum da unutulmamalıdır. Depo yönetim sistemlerinde bulut tabanlı sistemlerin tercih edilmesi, bu sistemin başka bir depoya adapte edilmesi veya deponun başka bir adrese taşınması konusunda da birçok avantaj sağlar. Bunun yanı sıra bulut tabanlı depo yönetim sistemlerinde güncellemelerin de son derece hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleşmesi, depo yönetim sisteminin maksimum verimlilikle çalışmasına devam etmesine yol açar. Tüm bu ayrıcalıklar nedeniyle mümkünse ve işletme operasyonlarına da uygunsa bulut tabanlı bir depo yönetim sistemi tercih edilmesi önerilir.

7.   Yetenekler

E-ticaret işletmelerinin depo yönetim sistemleri, birçok süreç veya operasyonla bağlantılı olmalıdır. Veri analizi gibi bir gereklilik başta olmak üzere, operasyonların belirli bir uyum içerisinde olabilmesi adına bu bağlantı büyük önem taşır. Söz konusu bağlantının sağlanabilmesi adına da yetenek konusunda zengin bir depo yönetim sisteminin tercih edilmesi gerekir. E-ticaret işletmelerinin depo yönetim sistemi üzerinden birçok e-ticaret operasyonunu yürütebiliyor veya takip edebiliyor olmaları gerekir.

E-ticaret işletmelerinin tercih edecekleri depo yönetim sisteminin en önemli yetenek başlıkları ise sevkiyat ve ödeme olmalıdır. Bir ürünün depodan müşteriye ulaşması konusunda bu iki kavramın bir araya gelmesi ve sağlıklı bir şekilde işlemesi ciddi önem arz eder. Tercih edilecek depo yönetim sisteminin, çalıştığınız e-ticaret mağazaları ve pazaryerleri ile ödeme ve sevkiyat konusunda birçok yeteneğinin olmasına dikkat etmeniz, işletmeniz açısından en doğru depo yönetim sistemini tercih etmeniz anlamına gelecektir.

8.   Gerçek Zamanlı Veri ve Depo Faaliyet Kayıtları

Depo yönetim sisteminin bir depodaki en önemli görevi, depodaki nokta değişikliği dahi kayıt altına almak ve bu değişikliği gerekli sistem ya da veri kayıt noktalarına anında işlemektir. Aksi takdirde o depo yönetim sisteminin sağlıklı çalışması söz konusu olmaz ve e-ticaret işletmeleri adına hem zaman hem de maliyet anlamında birçok kayba yol açar. Gerçek zamanlı veriler ve depo faaliyetlerin kayıt altına alınmasını sağlayan depo yönetim sistemleri sayesinde yapılacak olan analizler çok daha kolay bir hal alırlar. Bunun yanı sıra bu analizlere bağlı oluşacak raporların anlaşılması da yine aynı şekilde kolay bir hal alacaktır.

Depo yönetim sisteminin işlevselliğini ve kalitesini ortaya koyan unsurlar olan; gerçek zamanlı veri, depo kayıt faaliyetleri ve bunlara bağlı alınan sonuçlar, e-ticaret işletmelerinin bir depo yönetim sistemi tercih ederken öncelik vermeleri gereken durumlar olarak açıklanabilirler. Depo yönetim sistemlerinin yeterliliği ve verimliliği gibi konularda söz konusu iki kavramın önemi son derece büyüktür.

9.   Esnek Entegrasyon

E-ticaret işletmelerinin kullanmış oldukları yazılımlar, sadece depo yönetim sistemleri değildir. ERP yazılımları, e-ticaret yazılımları, sanal mağazalarla uyumlu bir şekilde çalışan yazılımlar ve daha birçok yazılım türünün olduğu söylenebilir. Bir depo yönetim sisteminin, e-ticaret işletmeleri için hayati önem taşıyan diğer yazılımlarla uyumlu bir şekilde çalışamıyor olması ise o depo yönetim sisteminin ne yazık ki işletme için pek faydalı olmayacağını gösterir.

E-ticaret işletmelerinin tercih edecekleri depo yönetim sisteminin, kullanmış olduğu diğer yazılım veya sistemlerle birlikte çalışıyor olması, büyük gerekliliklerden biri olarak tanımlanabilir. Esnek entegrasyon sayesinde, tüm verileri ayrı ayrı değil de tek bir yerden takip etmek ve yönetmek söz konusu olur. Bir depo yönetim sisteminin esnek entegrasyon yeteneğine sahip olması, e-ticaret işletmesinin operasyon hızının yükselmesine de doğrudan etki eder. Öte yandan bir depo yönetim sistemi ne kadar çok yazılım ve sistemle entegre bir şekilde çalışıyorsa, e-ticaret işletmesinin edeceği entegrasyon karı da o denli fazla olacaktır. Haliyle tüm bu detaylar ve diğer bahsi geçmeyen detaylar ışığında, e-ticarete işletmelerinin esnek entegrasyon seçeneği özelinde depo yönetim sistemi tercih etmeleri, çok daha sağlıklı bir seçim yapmalarına yol açacaktır.

10. Destek

E-ticaret işletmelerinin depo yönetim sistemi araştırırken ya da tercih ederken en çok gözden kaçırdıkları detaylardan biri destek detayıdır. Birçok depo yönetim sistemi sağlayıcısı, ürününü satana kadar çok ilgili davranır ve aklınızdaki tüm soru işaretlerine bir şekilde çözüm getireceklerini vaat ederler. Ürünü satın almanızın ardından ise yaşadığınız problemlere çözüm bulmanız imkansız bir hal alabilir veyahut çözüm konusunda uzun süren süreçlerle karşılaşmanız söz konusu olabilir. Depo yönetim sisteminde yaşanan en ufak bir aksaklık ise e-ticaret işletmelerine çok büyük zararlarla geri dönüşüm sağlar. Böylesi durumların önüne geçebilmek adına depo yönetim sistemi tercih ederken destek detayına büyük özen gösterilmesi gerekir.

Destek konusunda depo yönetim sistemini sağlayan firmanın ne gibi hizmetleri olduğuna iyi bir şekilde göz atılmalıdır. Sağladığı destekleri ne şekilde sağlayacağı hakkında bilgi sahibi olunmalı ve mümkünse destek alan ya da söz konusu sağlayıcı firma ile çalışma halinde olan diğer e-ticaret firmalarıyla görüşülmelidir. Destek hizmetleri iyi olan ve sorunlarınıza hızlı çözüm sağlayabilecek depo yönetim sistemi sağlayıcılarını tercih etmeniz, en önemli unsurların başında gelmektedir.


Sponsorlu bağlantılarUnibilgi'yi sosyal medyadan takip ederek güncel duyurulara hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz.
Twitter→ twitter.com/unibilgi
Instagram→ instagram.com/unibilginet

CEVAP VER

Lütfen yorumunuzu girin
İsim